Arbeidsflyt – kort oppsummert

• Arbeidsflyt handler om hvordan oppgaver flyter i bedriften, fra start til slutt.
• Dårlig arbeidsflyt skaper tidstyver, feil og misfornøyde kunder.
• God arbeidsflyt har klare rutiner, automatisering og verktøy som henger sammen.
• Forbedring starter med kartlegging og involvering av de ansatte.
• Enablen hjelper deg med analyse, rådgivning og implementering for en mer effektiv hverdag.
• Enablen Consulting hjelper deg med hele prosessen: fra analyse og strategi til implementering og opplæring.

 

Arbeidsflyt – nøkkelen til en mer effektiv arbeidshverdag

Alle bedrifter ønsker en god arbeidsflyt, men få har konkretisert hva det faktisk innebærer. For mange er hverdagen preget av manuelle oppgaver og systemer som ikke snakker sammen. I denne artikkelen kan du lese mer om hva arbeidsflyt er og hvordan du kan forbedre den.

Hva er arbeidsflyt?

Arbeidsflyt handler om hvordan oppgaver fullføres fra start til slutt i en bedrift. En god arbeidsflyt kjennetegnes av at oppgavene flyter logisk og effektivt mellom personer, prosesser og systemer – uten unødvendige stopp, dobbeltarbeid eller uklare ansvarsforhold.

Tegn på dårlig arbeidsflyt

Hvordan vet du at arbeidsflyten i bedriften ikke fungerer som optimalt? Her er noen klare tegn du bør se etter:

Lite automatisering

Når CRM-systemet ikke er godt integrert i arbeidshverdagen, eller at de ansatte får manglende opplæring, kan bruken bli litt tilfeldig.

Treg eller ustrukturert kommunikasjon

Et CRM-system må fungere sammen med andre verktøy i hverdagen. Uten gode integrasjoner og oppdatert data mister du både oversikt og muligheten til å følge opp kundene effektivt.

Bruk av verktøy som ikke snakker sammen

Når ansatte må bytte mellom ulike systemer uten integrasjoner kan det fort skape merarbeid og dårlig oversikt.

 

5 konsekvenser av ineffektiv arbeidsflyt

 

Dårlig arbeidsflyt kan koste bedriften mer enn du tror, og her er 5 konsekvenser av det:

1. Lav produktivitet – tid brukt på unødvendige oppgaver er tid som kunne vært brukt på verdiskapning.

2. Lavere kundetilfredshet – når ting tar lengre tid internt, påvirker det også kundene – enten det gjelder treg saksbehandling, dårlig oppfølging eller manglende leveranser.

3. Større risiko for feil – manuelle prosesser og uklare rutiner kan ofte føre til flere feil eller dobbeltarbeid.

4. Demotiverte ansatte – ingen liker systemer som er ineffektive. Dårlig arbeidsflyt skaper frustrasjon, stress og lavere trivsel for alle på arbeidsplassen.

5. Tapt inntekt – alt dette koster – både i form av tapte kunder, tid og penger.

 

 

Hva kjennetegner en god arbeidsflyt?

En god arbeidsflyt handler om mer enn bare hvor raskt en oppgave kan gjennomføres. Det handler også om kvalitet, struktur og flyt i hverdagen. Her er noen viktige kjennetegn ved en god arbeidsflyt:

Klare rutiner og prosesser – alle har oversikt over hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres og hvorfor.

Automatisering av manuelle oppgaver – slik at tid brukes der den skaper verdi.

Gode samhandlingsverktøy – som gjør det enkelt å kommunisere og samarbeide effektivt.

Oversikt og eierskap i alle ledd – tydelig arbeidsfordeling gir bedre fremdrift.

Kontinuerlig forbedring – arbeidsflyt er ikke statisk, og bør oppdateres jevnlig for å støtte opp om bedriftens mål.

 

5 enkle tips for bedre arbeidsflyt i hverdagen

 

Her er noen konkrete tiltak du som leder kan fokusere på for å forbedre arbeidsflyten i bedriften din:

1. Karlegg dagens situasjon
Hvor stopper det opp i dag? Finn tidstyver før du setter i gang.

2. Involver de ansatte i arbeidet
De som jobber i prosessene hver dag, vet best hvor de faktiske utfordringene ligger.

3. Digitaliser og automatiser der det gir verdi
Det er ikke sikkert at det er nødvendig å automatisere alt, men se heller på hvor digitalisering kan spare tid, gi bedre data eller øke kvaliteten.

4. Innfør tydelig struktur og arbeidsfordeling
Når alle vet hvem som gjør hva og hvorfor, bidrar det til at arbeidsflyten blir smidigere.

5. Bruk verktøy som spiller på lag
Velg systemer som kan integreres og som forenkler hverdagen, fremfor å begrense den.

 

Hvordan kan Enablen hjelpe dere?

Vi i Enablen hjelper bedrifter med å få på plass gode arbeidsprosesser som faktisk fungerer i arbeidshverdagen. Først kartlegger vi hvordan dere jobber i dag, for å avdekke forbedringspotensialet. Basert på funnene gir vi konkrete anbefalinger til tiltak som gir verdi, enten det handler om:

• Nye rutiner
• Bedre struktur i prosessene
• Effektivisering og automatisering av arbeidsoppgaver.

I tillegg sørger vi for implementering av nye verktøy og prosesser, slik at endringene blir en naturlig del av arbeidsflyten. Ved behov lager vi skreddersydde integrasjoner og automatiseringer som får systemene til å spille sammen, uten å skape nye tidstyver.

Klar for å ta neste steg videre?

Ønsker du en bedre arbeidsflyt i hverdagen? Kontakt oss i dag for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe bedriften din.